Systeme über Systeme - Ein kleiner Einblick in HR Systeme

1. Zielgruppe

Die Zielgruppe der HR-Systeme sind in erster Linie mittelständische und große Unternehmen, die eine Vielzahl von Mitarbeiter:innen in unterschiedlichen Abteilungen verwalten müssen. Diese Systeme sind auch für Unternehmen geeignet, die auf Wachstumskurs sind und ihre HR-Prozesse professionalisieren möchten.

Für wen sind sie geeignet?

• Unternehmen mit über 50 Mitarbeiter:innen, die Standardisierung und Automatisierung ihrer HR-Prozesse anstreben.
• HR-Abteilungen, die Wert auf strategische Personalplanung legen.

Für wen sind sie weniger geeignet?

• Kleinere Unternehmen oder Start-ups mit einem geringen Mitarbeiter:innenstamm könnten sich durch die umfangreichen Funktionen überfordert fühlen und benötigen möglicherweise einfachere Lösungen. Wenn aber Wachstum in den Mitarbeiterzahlen geplant ist, sollte eher früher als später mit der Suche nach einem adäquaten System begonnen werden.

2. Abgebildete HR-Funktionen

Moderne HR-Systeme decken zahlreiche Funktionen ab, darunter:

• Recruiting: Bewerbermanagement, Stellenanzeigen, Lebenslaufanalyse
• Onboarding: Integration neuer Mitarbeiter:innen, Schulungspläne
• Zeiterfassung: Digitale Arbeitszeiterfassung, Urlaubsverwaltung
• Talentmanagement: Leistungsbewertungen, Fortbildungsmanagement
• Mitarbeiter:innen-Engagement: Umfragen, Feedbacksysteme

3. Aufwand für Implementierung

Die Implementierung eines HR-Systems kann je nach Anbieter und Unternehmensgröße unterschiedlich aufwendig sein. In der Regel könnt ihr mit Folgendem rechnen:

• Vorbereitung: Die Analyse der bestehenden HR-Prozesse (2-6 Wochen).
• Implementierung: Technische Einrichtung und Anpassung des Systems (12-50 Wochen).
• Schulung: Einweisung der Mitarbeiter:innen (4-12 Wochen).

Es ist wichtig, sich vorzubereiten – so wie ein Gärtner, der den Boden für die nächsten Pflanzen aufbereitet! 🌱

4. Risiken

Die Einführung neuer Software birgt immer auch Risiken:

• Akzeptanz der Mitarbeiter:innen: Widerstand gegen Veränderungen kann auftreten.
• Technische Probleme: Komplikationen bei der Implementierung können nicht ausgeschlossen werden.
• Datenschutz: Besonders in Deutschland ist der Umgang mit Mitarbeiterdaten sensibel; die Einhaltung der DSGVO ist unerlässlich.

5. Kosten

Die Kosten variieren stark je nach Anbieter und gewähltem Paket. Von Cloud-basierten Lösungen mit monatlichen Abonnements (ab 5-20 € pro Nutzer:in) bis hin zu individualisierten Lösungen, die leicht fünfstellige Beträge erreichen können. Es lohnt sich, die Angebote zu vergleichen und dabei auch die langfristigen Kosten im Auge zu behalten.

Fazit

HR-Systeme sind eine wertvolle Investition für Unternehmen, die ihre Personalabteilung modernisieren und effizient gestalten möchten. Doch wie bei jedem Garten, den wir anlegen, erfordert es ein gewisses Maß an Planung – und vor allem Geduld. Es gibt viele Faktoren zu berücksichtigen, und die richtige Wahl kann den Unterschied ausmachen. Lasst uns gemeinsam die beste Lösung für eure Bedürfnisse finden! 🌟

Habt ihr Fragen zu bestimmten Systemen oder möchtet ihr eure Erfahrungen teilen? Ich freue mich auf eure Beiträge und Diskussionen!

Nachfolgend findet ihr Informationen zu gängigen HR-Systemen in Deutschland, die auf Recherche und Gesprächen mit Anwendern beruhen:

Gängige HR-Systeme in Deutschland

1. SAP SuccessFactors

• Zielgruppe: Große Unternehmen und Konzerne.
• Abgebildete HR-Funktionen: Recruiting, Onboarding, Performance Management, Learning Management, Mitarbeiter:innenengagement.
• Aufwand für Implementierung: Hoher Aufwand, da individuelle Anpassungen oft nötig sind (6-12 Monate).
• Risiken: Komplexität kann zu Widerstand in der Benutzerakzeptanz führen; ebenfalls hohe Lizenzkosten.
• Vor- und Nachteile:
  • Vorteile: Umfassende Integration aller HR-Funktionen, starke Reporting-Tools, cloudbasiert. Besonders nützlich für global operierende Unternehmen, dank mehrsprachiger Unterstützung.
  • Nachteile: Hohe Implementierungskosten und längere Einarbeitungszeit; die Komplexität der Software kann die Benutzererfahrung beeinträchtigen.
• Kosten: Hohe Lizenzgebühren, individuelle Anpassungen und Schulungen notwendig.

 2. Personio

• Zielgruppe: Mittelständische Unternehmen.
• Abgebildete HR-Funktionen: Recruiting, Onboarding, Abwesenheitsmanagement
• Aufwand für Implementierung: Gering bis mittel (4-8 Wochen).
• Risiken: Begrenzte Funktionen in der internationalen Nutzung;
• Vor- und Nachteile:
  • Vorteile: Benutzerfreundliche Oberfläche, gute Integration von Funktionen anderer Anbieter, relativ schnell einführbar. Es bietet eine vollständig DSGVO-konforme Lösung und einfache Reporting-Optionen.
  • Nachteile: Limitierte Anpassungsfähigkeit in sehr spezifischen Prozessen;
• Kosten: Ab 5-10 € pro Nutzer:in pro Monat, je nach Paket und Unternehmensgröße.

 3. Workday

• Zielgruppe: Große bis sehr große Unternehmen.
• Abgebildete HR-Funktionen: Recruiting, Talentmanagement, Performance Management, Abwesenheitsmanageme.
• Aufwand für Implementierung: Hoch (6-12 Monate je nach Unternehmensstruktur).
• Risiken: Komplexität der Implementierung und Integration mit bestehenden Systemen; die Lernkurve kann steil sein.
• Vor- und Nachteile:
  • Vorteile: Integrierte Plattform mit umfangreichen Analyse- und Reporting-Funktionen. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv, und es gibt starke Mobile-Apps für HR-Manager.
  • Nachteile: Hohe Kosten und lange Implementierungszeit; einige Nutzer berichten von Schwierigkeiten mit der Benutzeranpassung.
• Kosten: Hochpreisig,

 4. Hibob

• Zielgruppe: Start-ups und mittelständische Unternehmen.
• Abgebildete HR-Funktionen: Mitarbeiter:onboarding, Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, Mitarbeiterengagement.
• Aufwand für Implementierung: Niedrig (2-4 Wochen).
• Risiken: Integrierte Funktionen sind vielleicht nicht für komplexere HR-Strukturen ausreichend.
• Vor- und Nachteile:
  • Vorteile: Benutzerfreundlich und leicht zu implementieren; integriertes Feedbacksystem zur Förderung des Mitarbeiterengagements. Hibob ist zudem bekannt für seine moderne, ansprechende Benutzeroberfläche.
  • Nachteile: Eher auf grundlegende Funktionen fokussiert, was für größere Unternehmen möglicherweise nicht ausreicht.
• Kosten: Ab 5+ € pro Nutzer:in, je nach Nutzung und Funktionen.

 5. BambooHR

• Zielgruppe: Kleine bis mittelständische Unternehmen.
• Abgebildete HR-Funktionen: Mitarbeiterverwaltung, Zeiterfassung, Rekrutierung, Leistungsmanagement.
• Aufwand für Implementierung: Gering (1-2 Wochen).
• Risiken: Weniger geeignet für Unternehmen mit sehr spezifischen HR-Prozessen.
• Vor- und Nachteile:
  • Vorteile: Einfach zu benutzen und schnell zu implementieren; gute Kundenbetreuung. Es bietet auch eine mobile App, die die Mitarbeiterverwaltung von unterwegs ermöglicht.
  • Nachteile: Eingeschränkte Funktionen in Bezug auf tiefere Analysen; Nutzer haben manchmal Schwierigkeiten mit der Anpassung an spezifische Bedürfnisse.
• Kosten: Ab 6-8 € pro Nutzer:in, je nach gewähltem Paket.

 6. rexx Systems

• Zielgruppe: Mittelständische Unternehmen aller Branchen.
• Abgebildete HR-Funktionen: Recruiting, Talentmanagement, Onboarding, Zeiterfassung, Personaladministration.
• Aufwand für Implementierung: Mittel (4-8 Wochen).
• Risiken: Mögliche Integrationsthemen mit bestehenden Systemen und Prozessen.
• Vor- und Nachteile:
  • Vorteile: Individuell anpassbare Module, benutzerfreundliche Oberfläche und stark im Recruiting. Es verfügt auch über umfassende Reporting- und Analysefunktionen.
  • Nachteile: Eine steilere Lernkurve kann erforderlich sein, besonders bei tiefergehenden Funktionen. Manchmal fehlen spezifische Integrationen, die für einige Branchen wichtig sein könnten.
• Kosten: Variiert je nach Modul und Unternehmensgröße; Preisstruktur auf Anfrage.

 7. Talentsoft

• Zielgruppe: Mittelständische bis große Unternehmen.
• Abgebildete HR-Funktionen: Talentmanagement, Performance Management, Lernmanagement, Recruiting.
• Aufwand für Implementierung: Mittel bis hoch (3-9 Monate).
• Risiken: Hohe Komplexität, wenn viele Funktionen genutzt werden;
• Vor- und Nachteile:
  • Vorteile: Stark im Bereich Talentmanagement und Weiterbildung, gute Analytics-Funktionalitäten. Besondere Stärken liegen in der Benutzererfahrung und einem anpassungsfähigen System.
  • Nachteile: Hohe Kosten und lange Implementierungszeit, was für einige Unternehmen herausfordernd sein kann.
• Kosten: Lizenzmodelle variabel, oft 20-40 € pro Nutzer:in.

 8. Sage People

• Zielgruppe: Mittelständische und große Unternehmen mit internationaler Ausrichtung.
• Abgebildete HR-Funktionen: Personalmanagement, Recruiting, Zeiterfassung, Lohnabrechnung.
• Aufwand für Implementierung: Mittel (3-6 Monate).
• Risiken: Mögliche technische Komplikationen und Anpassung an lokale Gegebenheiten in verschiedenen Ländern.
• Vor- und Nachteile:
  • Vorteile: Gute internationale Funktionen und Integration, cloudbasiert. Sämtliche Daten sind mobil zugänglich, was die Nutzung unterwegs erleichtert.
  • Nachteile: Die Benutzeroberfläche kann für neue Benutzer:innen anfangs komplex sein; einige Funktionen benötigen möglicherweise mehr Anpassung.
• Kosten: Premium-Preissegment, ähnliche Preisspanne wie andere große Systeme.

Fazit

Jedes dieser HR-Systeme bringt einzigartige Merkmale mit sich, die es ermöglichen, die spezifischen Bedürfnisse eurer Organisation zu erfüllen. Der Schlüssel liegt darin, das richtige Gleichgewicht zwischen Benutzerfreundlichkeit, Funktionalität und Kosten zu finden. 🌺

Wenn ihr weitere Informationen habt oder spezielle Fragen zu einem dieser Systeme braucht, zögert nicht, mich zu kontaktieren! Ich bin hier, um euch zu unterstützen und eine Lösung zu finden, die für eure Anforderungen passt! Teilt auch gern eure Erfahrungen mit dem System, welches ihr nutzt. Ich denke, der Dank all derjeinigen, die gerade vor einer Entscheidung zu einem HR-System stehen, ist euch gewiss.

Zum Abschluss gibt es hier einen Entwurf für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die euch hilft, das richtige HR-System für euer Unternehmen auszuwählen. Denkt daran, dass die Wahl des richtigen Systems wie das Pflanzen eines Baumes ist: Mit der richtigen Vorbereitung und Pflege wird er wachsen und gedeihen. 🌳

Anleitung zur Auswahl des richtigen HR-Systems

1. Bedarfsermittlung

• Analyse bestehender Prozesse: Nutzt das vorhandene Personalmanagement und dokumentiert, welche Prozesse besonders zeitaufwendig oder ineffizient sind. Wo gibt es Engpässe?
• Identifikation von Anforderungen: Fragt alle Stakeholder, die mit HR zu tun haben (HR-Team, Führungskräfte, Mitarbeitende), welche Funktionen sie benötigen. Berücksichtigt auch, ob ihr bestimmte Module oder Integrationen benötigt, z.B. für Projektmanagement oder spezifische branchenbezogene Anforderungen.

2. Festlegung des Budgets

• Kostenrahmen bestimmen: Legt fest, wie viel ihr bereit seid, für Software, Implementierung, Schulung und laufende Wartung auszugeben. Denkt daran, die Gesamtkosten über mehrere Jahre im Blick zu behalten.
• Betriebskosten vs. Kapitalausgaben: Überlegt, ob ihr ein cloudbasiertes Abonnement (laufende Kosten) oder eine eigenständige Lizenz (einmalige Kosten) bevorzugt.

3. Marktforschung

• HR-Systeme identifizieren: Recherchiert die verschiedenen HR-Systeme auf dem Markt (wie die vorherige Liste). Beachtet die besonderen Funktionen, die sie anbieten.
• Benchmarking: Schaut euch an, welche Systeme in eurer Branche beliebt sind. Erkundigt euch nach Erfahrungen anderer Unternehmen, um zu verstehen, welche Lösungen gut funktionieren.

4. Bewertung der Systeme

• Funktionsvergleich: Macht eine Liste der Systeme und vergleicht sie nach den identifizierten Anforderungen. Schaut euch an, ob das System alle benötigten Funktionen abdeckt.
• Anpassungsfähigkeit: Prüft, inwieweit das System an die spezifischen Bedürfnisse eures Unternehmens angepasst werden kann.

5. Testphase (Demos)

• Demo-Anfragen: Fordert Demos von den vielversprechendsten Anbietern an und testet die Software in der Praxis. Wie einfach ist die Benutzeroberfläche? Ist die Navigation intuitiv?
• Mitarbeiter:innen-Feedback: Bezieht auch Feedback von Mitarbeitenden ein, die das System tatsächlich nutzen werden.

6. Kriterien für die finale Auswahl

• Benutzerfreundlichkeit: Ist das System einfach zu bedienen, und gibt es Supportoptionen (z.B. Tutorials, FAQs)?
• Integrationsfähigkeit: Lässt sich das HR-System gut mit anderen verwendeten Tools (z. B. für Buchhaltung, Projektmanagement) verbinden?
• Support und Schulungsangebote: Bietet der Anbieter ausreichend Schulungsressourcen und Support während der Implementierung und darüber hinaus?

7. Entscheidung treffen

• Kurzfristige und langfristige Vorteile abwägen: Berücksichtigt, wie gut jedes System eure aktuellen Bedürfnisse erfüllt und ob es auch für zukünftige Entwicklungen im Unternehmen geeignet ist.
• Erstellen einer Rangliste: Setzt Prioritäten für die Systeme basierend auf euren Anforderungen, dem Feedback der Tester und der Gesamteindruck bei Demos.

8. Vertragsverhandlung

• Vertragsbedingungen prüfen: Achtet auf die Vertragskonditionen, mögliche versteckte Kosten, Anpassungsgebühren und Kündigungsklauseln.
• Preisverhandlung: Verhandelt über den Preis und stellt sicher, dass ihr die besten Konditionen für euer Unternehmen bekommt.

9. Implementierung

• Plan erstellen: Entwickelt einen detaillierten Implementierungsplan, der die einzelnen Schritte umfasst – von der Datenmigration über Schulungen für Mitarbeitende bis hin zur Anlaufphase.
• Einarbeitung und Schulung: Stellt sicher, dass alle Nutzer:innen das nötige Training erhalten, um das System effizient zu verwenden.

10. Evaluation und Feedback nach der Einführung

• Regelmäßige Überprüfung: Nach einigen Monaten solltet ihr das System erneut evaluieren und sicherstellen, dass es alle Bedürfnisse erfüllt und die gewünschten Ergebnisse liefert.
• Mitarbeiter:innen-Feedback: Hört auf das Feedback von Nutzer:innen und prüft, ob Anpassungen oder Verbesserungen notwendig sind.

Fazit

Der Prozess der Auswahl des richtigen HR-Systems ist gründlich und erforderlich, um die Effizienz und Zufriedenheit in der Personalabteilung zu steigern. Wie beim Anlegen eines Gartens benötigt jede Entscheidung Aufmerksamkeit und Pflege. Seid geduldig und offen für Anpassungen, während ihr das passende System für euer Unternehmen auswählt. 🌼

Welche Erfahrungen habt ihr mit HR Systemen? Teilt gern eure Erfahrungen. Alle Personalverantwortlichen, die gerade vor einer Entscheidung zu einem System stehen, danken es euch ganz sicher.